Event Storming by Kotrak Software

Event Storming to narzędzie, którego używamy już od 2017 roku. Nam idealnie sprawdziło się do wstępnej analizy nowych projektów, gdzie mieliśmy tylko szczątkową wiedzę o domenie klienta. Po takiej sesji „czujemy” już procesy i biznes. Dodatkowo jesteśmy w stanie ogólnie wycenić cały projekt, podzielić go na etapy i zaplanować dalsze aktywności.

Na dzień dzisiejszy Event Storming przeprowadza się na trzech poziomach szczegółowości:

·         Big Picture – omawiamy cały system i najważniejsze procesy. Spisujemy jakieś wstępne wymagania, ale staramy się nie skupiać na szczegółach. Chcemy zobaczyć „ile tego jest i jakie duże”.

·         Process Level – tutaj już wybieramy bardziej skomplikowane procesy i staramy się rozbić na detale oraz spisać reguły.

·         Design Level – tylko dla osób technicznych. Wynik tej sesji przenosimy wprost 1:1 do kodu źródłowego.

Spisaliśmy kilka porad i przemyśleń, które pojawiły nam się podczas pracy z tym narzędziem:

1.       „Zaproś odpowiednich ludzi” – to jest najważniejszy punkt i najtrudniejszy w realizacji. W 90% przypadków, nie masz wpływu na       to, kogo klient weźmie od siebie. Zaznacz wyraźnie, że w trakcie sesji potrzebna jest przynajmniej jedna osoba, która będzie używała finalnego produktu. Jeśli klient ma kilka „działów” idealnie jakby z każdego działu przyszła jedna osoba. Przy dużych projektach to jest często nie do zrealizowania. Jeśli organizujesz sesje typu Big Picture, dobrze mieć jedną, dwie osoby, które mniej więcej ogarniają ważniejsze procesy – wtedy taka sesja będzie dużo bardziej wartościowa. Przy Process Level Design, przynajmniej jeden „prawdziwy” ekspert domenowy musi być obecny. Warto pamiętać, że w sesjach w których uczestniczy tylko tzw „management”, rezultat może się nie pokrywać z rzeczywistością. W sesjach Big Picture jest to do przyjęcia, natomiast w dalszych, szczegółowych sesjach brak wartościowych ekspertów domenowych znacząco wpłynie na jakość i efektywność finalnego oprogramowania.

2.    Poproś klienta, żeby w sali, w której będziecie przeprowadzać sesję nie było krzeseł. Nam się jeszcze nigdy to nie udało i zawsze musimy upychać krzesła po kątach. Jeśli w sali są krzesła to możesz być pewny, że prędzej czy później, ktoś z nich skorzysta. “Pół biedy”, jeśli odejdzie na bok i skorzysta z laptopa/telefonu. Najgorzej jak przyprowadzi krzesło pod tablicę, usiądzie i będzie dalej kontynuował rozmowę. Potem za nim pójdą inni. Brak krzeseł jest o tyle istotny, że każdy obecny jest skupiony tylko na tablicy i jest odpowiednio skoncentrowany, przez co sesja idzie dużo sprawniej, niż kiedy ludzie siedzą.

3.    Równowaga w składzie zespołu. Sesje Big Picture idealnie wychodziły, kiedy ze strony klienta były osoby, które zarówno „miały wizję” jak proces powinien wyglądać oraz osoby, który wiedziały, jak przebiega obecnie. Pozwala to na ogólne poznanie biznesu i identyfikację nowych obszarów, którym warto przyjrzeć się uważniej.

4.   Ilość użytkowników ma znaczenie. Zdarzały nam się sesje, gdzie ze strony klienta było za dużo zaangażowanych osób. W trakcie sesji część z nich „naturalnie” odpadało, bo i tak nie były zainteresowane. Kończyło się na tym, że siadały sobie na końcu sali z telefonem albo laptopem. Ty też pamiętaj, żeby zabrać minimalny potrzebny zespół osób ze swojej strony. Dużo osób siedzących bezczynnie pod ścianą może skutecznie rozwalić        sesję, kiedy już wszyscy będą czuli lekkie zmęczenie.

5.    Wytrenuj sobie „facilitatora”. Świat nie jest idealny, więc „facilitator” sesji Event Storming to najczęściej wasz kolega i bardzo często będzie też pracował przy tym projekcie. Przez to staje się nieobiektywny, bo sam stara się pozyskać wiedzę. Tutaj warto, żeby prowadzący mimo wszystko potrafił „stanąć z boku” i zrozumieć to co się dzieje i reagować. Długie dyskusje należy kontrolować i w odpowiednim momencie przerywać, zwłaszcza, kiedy widzimy, że zabrnęliśmy za daleko. Warto wtedy spisać krótką notkę na osobnej kartce i iść dalej. Na bieżąco musisz kontrolować, co kto dodaje albo zabiera. Dobrze, gdy prowadzący ma też podstawowe umiejętności analityczne, wtedy potrafi zadać trafne pytania, jeśli widzi, że coś nie zostało dobrze opowiedziane.

6.    Zacznij od krótkiego wprowadzenia. Poproś uczestników, żeby się przedstawili. Opowiedz w skrócie co będziecie robić i jaki jest cel spotkania. Ważne, żeby szczegółowo nie opowiadać o samym Event Storming, ani tym bardziej skupiać się na notacji i kolorze kartek. Kolory wprowadzamy w kolejności i dopiero kiedy ich              użyjemy, mówimy co one opisują.

7.    Bezwzględnie pilnujcie czasu. Z naszego doświadczenia 3 godziny to optymalne maksimum trwania sesji. Potem ludzie już są zmęczeni i jakakolwiek dalsza dyskusja rzadko daje rezultaty. Jeśli już eksperci domenowi usiądą na krzesła to będą sztucznie przedłużać dyskusje.

8.   Unikaj przerw, nawet tych krótkich. Idealnie, gdy nie ma odgórnie ustalonych przerw i jeśli ktoś potrzebuje to po prostu wychodzi i wraca za 5-10 minut. Sesję najlepiej zaplanujcie tak, żeby była przed „lunchem”. W trakcie wszystkich naszych sesji, w których była dłuższa przerwa 30-40 minutowa, finalnie była ona merytorycznym końcem spotkania. Po powrocie wszyscy byli już mało skupieni na celu i tylko marnowaliśmy czas.

9.    Jeśli używacie papieru przyklejonego do ściany NIE używajcie markerów permanentnych. Zdarzyło nam się, że markery przebijały i zostawiliśmy ślady na ścianie. Na szczęście była to nasza sala konferencyjna a nie klienta.

10. Używamy papieru elektrostatycznego (taki, który sam przyczepia się do ściany). Zawsze kupujemy rolkę, w której jest kilka długich arkuszy. Na jedną sesję przeważnie zużywamy od 3 do 5 arkuszy. Przyklejamy 2 arkusze na wysokość (wychodzi nam mniej więcej wysokość zwykłej tablicy) i potem w zależności od możliwości doklejamy kolejne arkusze z boku. Testowaliśmy zwykły papier w rolkach i przyklejaliśmy go albo zwykłą taśmą biurową albo specjalną gumą, ale te rozwiązania też czasami pozostawiały po sobie ślad. Finalnie papier elektrostatyczny jest bezkonkurencyjny.